Til skoler og kommuner
Data og privatliv i Klassens Fællesskabsrum
Rummet er bygget, så det indeholder så få personoplysninger som overhovedet muligt. Her står det, en skole eller en databeskyttelsesrådgiver har brug for at vurdere løsningen.
Klassens Fællesskabsrum er udviklet til dokumentation af klassen som fællesskab – ikke til registrering af enkelte børn. Der oprettes ingen elevprofiler, og brugerne instrueres i ikke at skrive navne, initialer, diagnoser, billeder eller andre oplysninger, der kan identificere et barn. Elevsager og følsomme oplysninger skal fortsat behandles i skolens egne godkendte systemer.
Hvilke oplysninger gemmes
Om de voksne brugere:
- Navn og e-mail fra den konto, man logger ind med.
- Klassens navn, klassetrin og skoleår, som teamet selv skriver.
- Ved fakturabestilling: skolens navn, att.-person, e-mail, adresse, CVR/EAN og rekvisitionsnummer.
Om børnene:
- Ingen elevprofiler, ingen elevnavne, ingen scorer, ingen rangordning.
- Notaterne handler om klassen som fællesskab. Anonyme citater må gengives, men aldrig med navn.
- Upload af billeder er slået helt fra i hele løsningen og kan ikke slås til. Der ligger ingen fotos af børn i systemet.
Betalingsoplysninger: kortnumre passerer aldrig denne side. Betaling håndteres af Stripe, og siden gemmer kun beløb, ordrenummer, købsdato og en betalings-reference.
Hvor opbevares data, og hvem har adgang
- Database og filer ligger hos Supabase i EU (Frankfurt).
- Hosting og levering af selve siden sker gennem Lovable og Cloudflare.
- Betalinger håndteres af Stripe (Irland/EU).
- Fakturaer og kvitteringer sendes som e-mail gennem Google.
- Besøgsstatistik måles med Google Analytics og indeholder ingen oplysninger fra rummet.
Adgang til en klasses notater har kun klassens eget team. Mette Honoré har som systemejer teknisk adgang til driften, men bruger den kun til support og fejlretning efter aftale.
Hvor længe gemmes noter og rapporter
Notater og rapporter gemmes, så længe klassen er aktiv — typisk skoleåret. Godkendte rapporter fryses som version, så de kan dokumenteres bagud. Teamet kan til enhver tid slette både enkelte notater og hele klassen selv.
Hvad sker der, når abonnementet slutter
Klassen kan læse og hente sine rapporter, men der kan ikke skrives nyt. Data slettes endeligt senest 90 dage efter, at abonnementet er ophørt, eller straks hvis skolen beder om det. Skolen kan altid hente alt som PDF inden da.
Sådan rettes eller slettes noget, der er skrevet forkert
Under Tidslinje ligger en sletteknap på hvert notat — det fjernes med det samme og kan ikke genskabes. Under Klasse & team kan hele klassen med alle notater og rapporter slettes permanent. Er noget nået ud i en godkendt rapport, slettes rapportversionen samme sted. Har I brug for hjælp, sletter jeg det inden for én hverdag efter henvendelse.
Roller: dataansvarlig og databehandler
Skolen bestemmer formålet med dokumentationen og er derfor som udgangspunkt dataansvarlig. Relationskompasset v/ Mette Honoré (CVR 45495248) stiller værktøjet til rådighed og behandler oplysningerne på skolens vegne — altså som databehandler — med Supabase, Lovable, Cloudflare, Stripe og Google som underdatabehandlere.
Rollefordelingen skal altid vurderes konkret. Datatilsynets vejledning om dataansvarlige og databehandlere er udgangspunktet: datatilsynet.dk.
Databehandleraftale og godkendelse
Der indgås en databehandleraftale mellem skolen og Relationskompasset, før rummet tages i brug med reelle notater. Aftalen beskriver formål, varighed, sikkerhed, underdatabehandlere, sletning og bistand ved indsigt.
Læs udkastet til databehandleraftalen — den kan printes, gennemgås af jeres DPO og underskrives, eller sendes i redigerbar form, hvis I hellere vil bruge kommunens egen skabelon.
Løsningen bør desuden forelægges kommunens eller skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO), inden den bruges bredt. Skriv til relationskompasset@gmail.com, så sender jeg det materiale, DPO'en har brug for.
Indtil alt er afklaret
Brug rummet til dokumentation af fællesskabet — ikke til oplysninger om enkelte børn. Skriv aldrig navne, diagnoser eller sager. Billedfunktionen er slået fra, indtil samtykke, opbevaring og adgangsstyring er afklaret både juridisk og teknisk.
